Effektiv tidsstyring kræver værktøjer og mål

Kravene i arbejdslivet stiger, men det gør antallet af afbrydelser også. De skal minimeres med fast hånd.

Af Birgitte Ramsø Thomsen

Ny teknologi har betydet, at de flestes arbejdsliv og arbejdsdag har ændret sig markant. Internet, e-mail, mobiltelefoner, håndholdte kalendere mm. har sprængt grænserne for, hvad der er muligt, og hvor hurtigt det kan lade sig gøre. Det har øget produktiviteten - men også kompleksiteten. Der er flere informationer, mere viden, mere orientering, flere nyhedsbreve, flere e-mails, flere møder end nogensinde.

Samtidig er der også endnu bedre muligheder for at lade sig distrahere og lave overspringshandlinger med mails og Facebook, SMS’er, nyhedssites og alverdens hjemmesider. For det er jo også et krav, at man skal holde sig orienteret.

Flere og flere klager over, at de ikke har tid nok til deres "rigtige" arbejde. Ifølge en ny undersøgelse fra Det Nationale Forskningscenter fra Arbejdsmiljø er der 52 procent af ansatte, der rapporterer, at de altid, ofte eller sommetider ikke når alle deres arbejdsopgaver. Og antallet er steget fra 2005 til den seneste undersøgelse fra 2008.

Til gengæld viser samme undersøgelse, at der er højere krav om at lære nyt og være initiativrig.

Derfor er der mere brug for tid end nogensinde. Men eftersom den ikke kan købes for penge, stiger efterspørgslen efter måder at lære at tæmme tiden på. Foredrag, kurser og håndbøger i effektiv tidsstyring er i høj kurs.

Forskellige værktøjer til tidsstyring

Der er gennem tiden lavet en del arbejdssociologiske studier i, hvordan man bedst tilrettelægger industriel produktion, så man minimerer arbejdstid og spild. Der er også lavet mange store tidsstudier af, hvordan vi bruger vores tid på forskellige gøremål i løbet af en dag. Overraskende nok er der stort set ikke forsket i, hvilke værktøjer til personlig arbejdsplanlægning for den moderne selvledende videnmedarbejder, der egentlig virker bedst.

Forskere fra arbejdsmiljøverdenen og Copenhagen Business School (CBS) melder pas på spørgsmålet, om de forskellige værktøjer er blevet testet.

Adjunkt og ph.d. Anders Raastrup Kristensen mener, at det formentlig skyldes, at forskningsverdenen er mere beskrivende og mindre handlingsorienteret end konsulenterne, som gerne bruger værktøjer, som er baseret på sund fornuft og ikke nødvendigvis underbygget af videnskabelige undersøgelser.

Der er nogle typer af værktøjer, som går igen hos kursusudbydere og konsulenter:

Stavdiagrammet

også kendt som Gantt-kort efter ingeniøren som opfandt det, hjælper med at give overblik over større og mindre projekter med flere aktiviteter og deres indbyrdes sammenhæng og registrerer de to hovedelementer aktiviteter og tid. Det kan laves på at stykke ternet papir, men indgår også i avancerede it-værktøjer til projektstyring. Se et eksempel på et udfyldt Gantt-kort eller download din egen Gantt-kortskabelon.

Mind Maps

Et mind map er et diagram, der bruges til at planlægge, visualisere, strukturere og prioritere opgaver. Det centrale emne placeres i midten og herfra går så vejene ud fra centrum, arrangeret intuitivt efter vigtighed og relation. Der kan bruges forskellige farver, symboler og tegninger til at understøtte overblik og hukommelse. Mindmap er godt til at skabe et overblik over opgaver, som består af mange elementer - og til at få øje på sammenhænge mellem opgaver, som måske kan slås sammen. Se fx www.mindmap.dk med eksempler på, hvordan man kan bruge metoden.

Matrixen: Haster og/eller vigtigt?

Der findes flere forskellige varianter af det firdelte felt, hvor man deler opgaverne op efter, om de er vigtige eller ikke vigtige, og hvor meget de haster. Det handler om at gøre op med travlhedens tyranni. En fælles pointe er, at man skal udrydde eller delegere de opgaver, der hverken er vigtige eller haster. Men også, at man skal kigge nærmere på de opgaver, som tilsyneladende haster, men ikke er vigtige for dig og dit mål.

En variant af denne type er PrioPladen, som vi beskriver i artiklen "Prioriter din tid med priopladen". Konsulent i tidsstyring Trine Kolding har også en variant i sin bog "Førstehjælp til travle medarbejdere", ligesom den findes i meget amerikansk materiale om emnet. Fx i managementguruen Stephen Coveys bog "7 gode vaner".

Afbrydelser gør dig dummere end hash

Noget, der faktisk er dokumentation for, er, at afbrydelser betyder meget for vores evne til at arbejde koncentreret og løse vores opgaver tilfredsstillende. Og afbrydelser kommer der stadig flere af. Det er ikke mere nok at kunne styre telefonen, kolleger og ens egen nysgerrighed. Nu kæmpes kampen også på den elektroniske front, hvor mails, instant messaging, chat, sms og mobiltelefoner er udfordringerne.

Den engelske psykolog Glenn Wilson har vist ved et ofte citeret forsøg fra 2005, hvordan en gruppe af studerende klarede at løse opgaver, først i et stille arbejdsmiljø og dernæst i et arbejdsmiljø, hvor de konstant blev afbrudt af en strøm af sms'er, pludselige samtaler og opringninger. Det viste sig, at når de blev afbrudt klarede forsøgspersonerne sig markant dårligere. Løsningerne svarede til en IQ reduceret med ca. 10 point i forhold til da de havde arbejdsro. De, som blev afbrudt for at svare på mails eller sms'er, klarede sig endda dårligere end en kontrolgruppe, som havde røget hash hver dag i et år. Effekten på deres hjerne svarede faktisk til, at de havde gået glip af en nats søvn.

En ny undersøgelse fra Stanford rammer også en pæl igennem myten om multitasking. De, som mener de ofte multitasker - løser flere forskellige opgaver ved hjælp af moderne it på én gang - var faktisk elendige og langt mindre effektive til at løse alle typer opgaver end dem, som koncentrerer sig om én ting ad gangen. På trods af vores sofistikerede hjerner, kan vi faktisk kun koncentrere os om en ting ad gangen. Det bør ledere, der allokerer medarbejderne halvt eller kvart eller med endnu mindre brøkdele til forskellige projekter, også tænke over.

Problemet er, at hver gang man bliver afbrudt, tager det længere og længere tid - op til 15-20 minutter - at vende tilbage til der, hvor man var i opgaven. Undersøgelser fra University of Michigan bekræfter, at tiden, der spildes, stiger i takt med, hvor kompleks opgaven er.

Derfor bliver det afgørende at finde måder at eliminere afbrydelserne på. En måde er at skabe nogle sammenhængende tidsrum eller blokke afsat til særlige koncentrationskrævende opgaver, hvor man sikrer sig, at man ikke bliver afbrudt. Det kan gøres ved at signalere, at man er utilgængelig på forskellige måder (lukket dør, skilt på skrivebordet, hovedtelefoner på), ved at arbejde i stillerum eller hjemme, ved at have tidspunkter, hvor telefoner er viderestillet og mailprogrammet ikke tjekkes.

Identificer tidsrøverne

For at få skabt tid til de vigtige opgaver i arbejdsblokkene handler det om at identificere og eliminere tidsrøverne - både de pludseligt opståede, unødvendige afbrydelser og de mere systematisk forekommende. Det sidste kan fx være møder, man rutinemæssigt inviteres til uden at kunne uddrage eller bidrage med noget værdifuldt, møder uden klar dagsorden og ledelse, den måde man håndterer sin mail på - fx ved at åbne og lukke de samme mails et utal af gange, materiale man leder efter og aldrig kan finde på grund af manglende systemer - og de overspringshandlinger, som gør, at vi udskyder vanskelige eller lidt ubehagelige opgaver.

Målsætninger hjælper til at sortere

En af dem, som bl.a. lever af at holde kurser og coache i personlig tidsstyring er konsulent Mariann Bach Nielsen.

Hun pointerer, at der skal effektivisering og planlægning til, for vores hverdag er blevet mere travl.

"Der er da større krav til os som arbejdsmennesker, end der var bare 10 år tilbage. Vi får en mail og forventer, at vi har svar på den få minutter efter. Vi skal selv finde ud af ting på nettet. Vi holder møder om alle mulige ting, vi har projektarbejde, og vi sidder ikke mere med hver vores egen lille opgave, og så kører den bare. Vi er også ekstremt nysgerrige mennesker, for alle muligheder er inden for rækkevidde, og vi vil gerne udvikle os. Derfor skal vi lære at håndtere den hverdag, vi er i. Vi skal interessere os for, hvordan vi gør det her på en smart måde, og jeg tror, at vi alle sammen har brug for lidt hjælp til at prioritere på en effektiv måde. "

Hun mener, at folk udover at sætte sig ind i nogle enkelte af de mange praktiske værktøjer, der er til rådighed, bør sætte tid af til at fundere over, hvad det er, de vil bruge tiden til.

"Det der ofte mangler, er at du stopper op og reflekterer over, hvad det egentlig er, du selv vil og hvad dine mål i forhold til dit arbejdsliv og din planlægning er. Vi skal lære at sortere. Den prioritering gælder ikke bare på det helt konkrete plan og den enkelte opgave. Den gælder også løftet op på dit liv."

Den øvelse foretager Mariann Bach Nielsen selv med jævne mellemrum.

"Jeg tager selv jævnligt mit liv op til revision med PrioPladen. Hvad er det lige, der er målet i denne periode, jeg er i nu. For især at få tid til de opgaver, som er vigtige, men ikke haster - dem med at kigge fremad, planlægge og udvikle og passe på sig selv. Der skal jeg også lære at prioritere, hvad der er vigtigt for mig, og hvad der er tidsrøvere, som jeg skal lære at sortere fra. Jeg er nødt til at bruge planlægning som en mulighed for at opnå nogle af de ting, jeg gerne vil," konkluderer Mariann Bach Nielsen.