Møder for millioner

Ineffektive møder koster virksomhederne dyrt. Meget mere end først antaget, viste det sig, da Spar Nord Banks hovedsæde begyndte at tælle timer.

Af Julie Mathiesen

Der er mange måder at effektivisere på, og i 2007 besluttede ledelsen i Spar Nord Banks hovedsæde sig for at sætte luppen på virksomhedens mødekultur. I oktober måned gennemgik HR-afdelingen mødekalenderen for 300 af hovedsædets i alt 1500 medarbejdere – og fik sig en større overraskelse.

På årets første ni måneder havde de 300 medarbejdere holdt ikke færre end 19.254 møder, der samlet varede 35.650 timer. Banken værdisatte en medarbejdertime til 400 kroner, og så havde møderne pludselig kostet over 14 millioner kroner – på ni måneder.

Udviklingskonsulent i HR-afdelingen, Jette Nørsøller Uhrenholt, kalder det "en kæmpe aha-oplevelse" at få sat tal på, hvad møderne rent faktisk kostede på budgettet.

Kort proces

Sammen med en kollega brugte hun en måneds tid på at forberede en række konkrete tiltag, og de holdt oplæg for medarbejderne i de pågældende afdelinger i hovedsædet i Aalborg. Straks derefter trådte tiltagene i kraft, og de kommende måneder fulgte de op.

Projektet handlede bl.a. om følgende:

• Der blev lavet skabeloner til elektroniske mødeindkaldelser og referater
• Et møde blev defineret til maksimalt at vare halvanden time. Alt over den tidsramme blev karakteriseret som en konference.
• Mødelederens og deltagernes ansvar blev præcist beskrevet.
• Alle møder blev evalueret i projektperioden

"Vi brugte trafiklysfarver til at evaluere møderne, så et grønt var et godt møde, mens et gult var mindre godt og et rødt var dårligt. Succeskriteriet var imidlertid ikke længden af mødet men graden af tilfredshed blandt mødedeltagerne og mødelederen", forklarer Jette Nørsøller Uhrenholt

Hold fast

Projektet kørte med stor succes i en periode, men så kom fokus over på noget andet. Spar Nord Bank ser med jævne mellemrum på effektiviteten, fortæller Jette Nørsøller Uhrenholt, så i løbet af i år eller næste år vil nye tiltag formentlig se dagens lys.

"Vi ved jo godt, hvordan man er effektiv og holder gode møder, men vi har brug for at blive mindet om det en gang imellem", fastslår hun.

Medarbejderne holder dog fast i en række af de nye vaner fra projektet om det gode møde.

Når man i dag booker et møde i den elektroniske kalender, kommer der automatisk en advarsel om, hvis mødet var over 45 minutter.

"Det skal gøre medarbejderen opmærksom på, om der reelt er brug for så lang tid eller om man med fordel kunne gøre det anderledes. Systemet opretter også automatisk en skabelon til en dagsorden", siger Jette Nørsøller Uhrenholt.

Trafikfarverne bliver ikke brugt, men plakaterne pryder fortsat væggene til daglig inspiration. På den måde er det fortsat legalt at sige højt, at det netop overståede møde var en ren kategori rød.