Prioriter din tid med priopladen
For mange bliver arbejdslivet kaotisk, fordi vi sylter de opgaver, som er vigtige, men som ikke direkte haster. En simpel prioriteringsplan kan erstatte tilfældigheder med bevidst planlægning.
Din travle dag er gået med masser af mails, kimende telefoner, afbrydelser fra kolleger, hastesager som skulle ekspederes, ildebrande som blev slukket. Du har arbejdet lidt på det hele, men du har ikke rigtig nået noget videre. Og sådan går næsten hver dag og nogle gange må aftenen eller weekenden tages til hjælp for at komme til bunds i det, du egentlig er ansat til.
Ærgrer du dig over, hvor tiden forsvinder hen - og vil du gerne være den, der styrer tiden, frem for at tiden styrer dig, kan der være hjælp at hente i et enkelt prioriteringsværktøj.
Konsulent Mariann Bach Nielsen underviser bl.a. i personlig planlægning og er medforfatter til bogen "Planlæg bedre - få mere tid". Hun kan se, at det at prioritere sin tid og sine opgaver er en af de ting, som volder langt de fleste kursister problemer. Derfor er der brug for et enkelt, visuelt og fleksibelt værktøj. En såkaldt PrioPlade kan hjælpe dig til at skelne mellem de opgaver, der haster, og de opgaver, der er vigtige. Og med at prioritere dem rigtigt". Den kan laves på et stykke papir eller printes gratis her:
"PrioPladen er meget konkret. Og i forhold til kontorarbejde er det især vigtigt. Meget bliver ikke effektivt, fordi vi lader os afbryde af mails og telefoner. Så vi skal have delt dagen op i nogle blokke og så simpelthen vide, hvad der skal lægges ind i dem," siger hun.
På hendes kurser og ved personlig coaching arbejder folk med at definere hvilken type opgaver, deres arbejdsliv består af.
Ifølge værktøjet PrioPladen er der fire typer: A, B, C og D, som er inddelt alt efter, hvor vigtige opgaverne er, og hvor meget de haster. De farvekodes rød, gul, grøn, hvid - ikke blot på pladen, men også i den elektroniske opgavestyringsdel eller kalender, de fleste har i fx Outlook eller Notes og på de farvede charteks, man kan have på skrivebordet.
A-opgaver (vigtige - haster)
- er vigtige for målet, har en stram deadline og kræver din ekspertise.
"Når vi laver A-opgaver, skal vi sørge for, at vi ikke bliver forstyrret af 2000 andre ting," siger Mariann Bach Nielsen. Men det kræver, at der er styr på de andre tre typer, som ellers griber forstyrrende ind eller gør, at der er alt for mange hastesager i A-feltet.
"Hvis vi hele tiden lever oppe i A-feltet, så brænder vi ud. I værste fald bliver vi syge af stress. Det er derfor, vi skal fokusere på at få sat tid af til B-opgaverne".
B- opgaver (vigtige - haster ikke)
B-opgaver handler om at arbejde langsigtet med vigtige opgaver, der har en mindre stram deadline. Det er eksempelvis når man planlægger, udvikler, forebygger, forbedrer og skaber nyt. Det er den type opgaver, det kniber for mange at få sat tilstrækkelig tid af til.
"Der skal være tid til at tænke fremad, udtænke nyere og smartere måder at gøre tingene på, lave mødeforberedelser og lave planlægning. B-opgaver er desværre dem, der ofte bliver syltet, fordi vi har for travlt med det, der haster. En af de helt store fiduser med denne model, er at du bevidst får sat noget tid af til at lave den mødeforberedelse, selv om det jo først er på mandag. Ved at sætte et kvarter af, får man den ro og i øvrigt også langt mere effektivitet på mødet," siger Mariann Bach Nielsen.
C-opgaver (mindre vigtige - haster ikke)
Er opgaver som kan fyldes ind i mellem som rene rutineopgaver. Det kan være en stor fordel at se dem som "oaser" i en travl hverdag, for langt de fleste mennesker har brug for opgaver, hvor det er muligt at arbejde ved en lavere intensitet. Det kan fx være med arkivering, oprydning, bestilling af varer, tjek af faglitteratur eller opdatering af hjemmesiden.
D-opgaver (ikke vigtige - haster tilsyneladende)
D-opgaverne kaldes også unødvendige tidsrøvere og skal nedbringes til et absolut minimum. Om det så er ligegyldige mails, overspringshandlinger eller unødvendig hjælp til kolleger.
"D-opgaver er lidt drilagtige. Folk har nogle gange svært ved at se, hvordan noget kan haste og ikke være vigtigt. Men det kan det. Fx på et møde, hvor der ikke er nogen ordentlig dagsorden, man kan ikke give noget og ikke tage noget. Det har været en tidsrøver, for jeg var nødt til at være her." Der skal man have is nok i maven til at bede mødeindkalderen om en ordentlig dagsorden, eller måske bare bede om referatet, hvis man kan se, man ikke kan bidrage med noget på mødet."
Start prioriteringen bagfra
Den - for nogen - overraskende metode til at komme godt i gang med prioritering er at begynde bagfra. Trin 1 er at få fjernet tidsrøverne i D-afdelingen. Når man så har fået noget luft her, kigger man C-opgaverne igennem. Mariann Bach Nielsen anbefaler, at C-opgaverne maksimalt må fylde 20 procent af arbejdstiden. Ellers må man uddelegere eller effektivisere sine arbejdsgange.
"Men det allervigtigste er at få lavet blokke i løbet af dagen, hvor fx et par timer er dedikeret til B-opgaver. Så er du bevidst om det og bliver bedre til at holde fokus. Når vi så endelig har sat tid af til at lave A-opgaver er der fred og ro, og vi skal ikke forstyrres af de andre opgavetyper. Så hele din hverdag bliver kort sagt mere effektiv."
Men Mariann Bach Nielsen understreger, at det ikke er noget, man bare klarer på en dag. Det bliver en vedvarende arbejdsmetode, at man tænker i at få fejet stenene væk, så man ikke skal sidde oven på dem, når der virkelig skal arbejdes.
ABC-sorteringen er en af de metoder, som kursisterne fortæller virkelig har rykket i deres arbejdsliv.
"Det er en fantastisk pointe selv at blive bevidst om det. Jeg bruger det udtryk, at det er "en pind i ryggen" -det er lidt hjælp til at få stivet rygraden af. Det betyder ikke, at man skal blive en ekstrem planlægningsfreak, som ikke kan gøre noget, uden at det står i ens kalender og har fået tildelt en farve og et bogstav. Men man arbejder med sit blik for, hvad de vigtigste opgaver er for dig."
Priopladen forklares også i bogen "Planlæg bedre - få mere tid" af Kirsten Andersen, Mariann Bach Nielsen og Claus Bekker Jensen, Mnemosyne Kurser og Forlag, 2009. Læs mere på www.planlaeg.dk
Kommentér emnet