Spar 2 timer om dagen

Gule post-it lapper, så man dårligt kan se skrivebordet, og alenlange dosmersedler, der aldrig er løst, når dagen er omme. Prøv i stedet med den realistiske og prioriterede to-do-liste. Så kan du også hente dine børn til tiden.

Af Anders Tybjerg

For nogle år tilbage gik Dorthe Rindbo ned med en ordentlig omgang stress. For at forstå, hvad der skete, tog hun en uddannelse som stresscoach. Hun kom stressfri ud på den anden side, og i dag rådgiver hun virksomheder og enkeltpersoner i personlig planlægning og effektivitet. En erfaring, hun har gjort, er, at vi generelt kan blive meget bedre til at lave en to-do-liste, der fungerer i virkeligheden. Hun nævner 3 klassiske fejl ved den almindelige to-do-liste.

Vær realistisk

Den første fejl er, at vi er alt for optimistiske, når vi planlægger vores tid.

"Studier viser, at vi bruger 20 procent af vores tid på afbrydelser, og yderligere 20 procent på uforudsete opgaver. Så vi bør faktisk kun planlægge med 60 procent af vores tid. Men det gør vi ikke. Tværtimod, så planlægger vi 100 eller 120 procent af vores tid, med det resultat, at vi aldrig bliver færdige med vores to-do-liste", siger Dorthe Rindbo.

For at blive bedre til at holde os på de 60 %, skal vi blive mere bevidste om, hvilken tidstype vi er. Specielt tidsoptimisterne kan stå overfor en udfordring, mens det går noget nemmere for tidsrealisterne.

Læs artiklen "Hvilken tidstype er du"

Sæt tid på

Den næste fejl er, at vi ikke estimerer, hvor lang tid en opgave tager.

"Vi er rigtig gode til at lave lange lister, men når jeg til mine foredrag og workshops spørger, hvor mange der også sætter tid på opgaverne, så ryger hænderne ned igen. Det er der meget få, der estimerer, når de laver deres to-do-liste", fortæller Dorthe Rindbo. Hun anbefaler derfor, at man begynder at bruge den kendte metode ESPT – et slag på tasken. Tricket er, at man så præcist som muligt skal angive, hvor lang tid en opgave tager. Både store og små opgaver. Hvis en opgave vil tage mere end 2 timer, skal man bryde den op i mindre dele.

"Sagen er, at vi som mennesker godt kan lide at se hurtige resultater, og så bliver de mere tidskrævende opgaver svære at komme i gang med. Vi ender i stedet med alverdens overspringshandlinger. Hvis vi bryder opgaven op i mindre billeder, er det meget lettere at komme i gang, og når først vi er i gang, så går det ofte helt af sig selv. Vi skal bare lige have taget hul på opgaven".

Prioriter

Den tredje fejl er, at vi ikke prioriterer opgaverne, og så ender vi med at bruge vores tid på de forkerte opgaver. I stedet skal vi tænke i konsekvenser. Jo større konsekvenser det har ikke at lave en opgave, jo vigtigere er den, og jo højere skal den prioriteres. Det lyder simpelt, bortset fra at overspringshandlingerne har det med at tage over, fordi de vigtige opgaver også nogle gange er dem, der er svære at komme i gang med.

"Præstationsangst er en del af forklaringen på, at de vigtige opgaver kan være svære at komme i gang med. Men i virkeligheden er også frygten for succes en barriere. Det ser jeg jævnligt i én-til-én konsultationer. Man kan simpelthen frygte at få endnu mere arbejde, hvis vi løser en vigtig opgave godt", siger Dorthe Rindbo. Hun anbefaler derfor, at man deler sine opgaver ind i 5 kategorier:

A: Dem, der skal laves, og hvor det har konsekvenser, hvis ikke de bliver lavet.

B: De ting, man bør lave

C. Ting, det ville være rart at lave.

D: Ting, man kan uddelegere til andre

E: Ting, man helt kan slette

Problemet er selvfølgelig, hvis alt ender med at være A’ere. Så anbefaler Dorthe Rindbo, at man begynder at registrere sin tid, så man noterer ned, hvad det præcist er, man bruger tiden på i løbet af dagen. Det giver et rigtigt godt udgangspunkt for at tage en dialog med chefen om, hvad der skal gøres. Hun anbefaler også, at man især overvejer, om man kan uddelegere opgaver.

"Vi er mest tilfredse og mest effektive, når vi bruger tiden på det, vi er gode til. Derfor kan vi med fordel overveje, om der er nogle opgaver, vi skal give fra os og lade andre om at gøre. Men det kan nogle gange være svært at give slip på opgaver".

Andre lavthængende frugter er dem, der falder i kategori E som opgaver, vi kan slette.

"Nogle gange har vi opgaver, som bare bliver ved med at stå på listen. Spørgsmålet er så, om det er fordi, opgaven ikke er vigtig, og vi derfor lige så godt kan slette den, og så lave noget af det, der betyder noget?".

Du sparer 2 timer

Men det er ikke slut endnu. For når opgaverne er prioriteret i A, B, C, D og E, så skal de igen prioriteres i A1, A2, og B1, B2 osv. Det kan lyde besværligt, men når vanen er der, tager det kun omkring 10-12 minutter hver dag, siger Dorthe Rindbo. Den tid er til gengæld givet godt ud.

"Forskning viser, at ved at bruge 1 minut på at planlægge, så vinder du 10 minutter i udførelsesfasen, fordi du bliver mere effektiv og bruger din energi de rigtige steder". Et hurtigt regnestykke fortæller, at 12 minutters planlægning vil frigive 2 timer om dagen. Og afhængigt af, hvor gode vi i forvejen er til at planlægge vores tid, så mener Dorthe Rindbo, at det er realistisk.

"Du vil opleve, at der er kæmpestor forskel på de dage, hvor du har lavet din planlægning, og de dage, hvor du ikke har. Det er vidt forskellige arbejdsdage, og du bliver helt hooked på den gode to-do-liste".

Det er dog en kæmpe fordel, at man laver listen dagen før.

"Fordelen er, at du er lidt på afstand af opgaverne, og det gør det lettere at give en realistisk vurdering af, hvor lang tid opgaven tager. Det er også lettere at komme i gang med de sværere opgaver, når man planlægger det dagen før. Du er også mere effektiv fra morgenstunden og du får et bedre flow i dine opgaver, fordi du ved, hvad du skal", siger Dorthe Rindbo, som mener, at alle kan have glæde af at lave den gennemarbejdede to-do-liste. Selv har hun én to-do-liste med både arbejdsopgaver og private ting.

"Jeg har ét liv, og derfor har jeg én to-do-liste. Andre kan bedre lide at have én til det faglige og én anden til det private. Det kommer meget an på, hvor adskilt arbejde og fritid er", siger Dorthe Rindbo.

Du kan se mere om tidsplanlægning og personlig effektivitet på Dorthe Rindbos hjemmeside. Hun har også et nyhedsbrev med gratis tips og værktøjer til tidsplanlægning og når du tilmelder dig nyhedsbrevet, får du gratis den komplette opskrift på en to-do-liste, der virker. Hun er også brevkasseredaktør i B.T., hvor hun hver uge rådgiver læserne om tidsplanlægning og stresshåndtering.