6 tips til at undgå tidsrøvende mails

De tidsrøvende og irriterende mails kan elimineres, hvis alle følger nogle enkle råd. Men det kræver, at I er enige om en email-politik.

Der er al mulig grund til at være bevidst om, hvordan vi bruger mailen op vores job. Det ses ikke mindst af Internationale undersøgelser, der viser at:

• over 40 % af it-brugerne tjekker deres mail hvert 5. minut.
• omkring 70 % af vores kommunikation på arbejdspladsen sker via mail.
• den typiske medarbejder i en stor organisation modtager og/eller sender op mod 85 mails hver dag.
• 40 % af alle mails i virksomheder er ikke forretningsrelevante.
• næsten halvdelen af de mails, vi modtager, er uønskede.

Når vi samtidig ved, at mange opfatter mailen som en af de helt store tidsrøvere, er det på tide at gå konkret til værks og gøre noget ved mailvanerne. Her er nogle råd til, hvad du kan gøre:

1. Sluk for alle "Ny mail"- funktionerne.

Både pop-ups, symboler, tekster og lyde skal væk fra dit postsystem, for de river dig ud af din dyrebare koncentration hver gang. Ideelt set skal du kun læse og besvare mails på de tidspunkter, du har sat af til den opgave. Det kræver, at man i organisationen er enige om, at mails ikke behøver besvares med det samme. I outlook gør du det under funktioner/indstillinger/e-mailindstillinger/avancerede e-mailindstillinger. Sluk også for chat, messenger, same-time og andre funktioner, der afbryder dig.

2. Skab overblik over mails

Brug dit postsystems muligheder for at markere mails med farvede flag eller labels, der fx kan signalerer "haster", "afventer svar", "i gang" eller hvad der nu er logisk for dig. Brug også muligheden for at mailprogrammet automatisk sorterer mails i relevante mapper. Fx fra bestemte modtagere, om bestemte emner, eller mails hvor du er på cc. Du kan selv lave en hel masse regler, og også lave undtagelser fra regler, så du fx stadig får mails fra din chef, selvom du kun er på cc. I outlook gør du det under funktioner/regler og beskeder/opret ny regel

3. Minimer antallet af mails

En meget smart funktion er tidsindstilling af emails. du kan sætte dem til at blive leveret på et bestemt tidspunkt, så de kommer frem når modtageren har brug for den, og ikke mindst kan du sætte en besked til at slette sig selv, når den ikke længere er aktuel. Så sparer du fx tid på lagkage-mails, når du kommer tilbage fra ferie. Sørg også for at blive slettet fra maillister og som modtager af mails, du ikke længere er interesseret i. Har du problemer med at komme af en mailingliste, så kan du sortere den som en uønsket mail. I outlook gør du det under funktion/indstillinger/uønsket mail. Aftal evt. internt, at I ikke behøver at skrive unødige "Tak for hjælpen" og "Selv tak"-mails.

4. Kommuniker præcist - i emnefelt og indhold

En mail skal kunne afkodes hurtigt, så her gælder de gængse regler for god skriftlig kommunikation. Sæt dig i modtagerens sted - og frem med det vigtigste først. I en venlig tone. Det sparer meget tid brugt på opklarende spørgsmål eller ligefrem konflikter over misforståelser og "sure" mails. Når du videresender en mail eller måske en hel mailkorrespondance, så skriv lige en linje om, hvorfor du videresender. Nogle organisationer og mailinglister opererer med, at afsenderne "koder" deres meddelelse, så modtageren hurtigt kan danne sig et overblik over, hvilken type mail dette er. Fx om det er en haster, til action, input eller bare orientering, en alert eller reminder, et tip eller en succeshistorie eller måske ligefrem joke. Og glem ikke at sætte deadline på - det hjælper modtageren med at prioritere.

5. Spar på antallet af modtagere og cc

Hvis folk kun skal være orienteret om en sag, så sæt dem i cc-feltet og ikke modtagerfeltet. Det giver muligheden for, at man kan bruge funktion med at de mails sorteres videre til en særlig mappe. Overvej også nøje, hvem der overhovedet har brug for at være angivet som sekundære modtagere (cc) på jeres mails. Ofte bliver hele afdelinger cc'et ud fra et velment ønske om, at al information skal være tilgængelig. Men mailen skal ikke bruges som arkiv. Og det er meget tid, der spildes på at læse irrelevante emails. Forvent derfor heller ikke af dig selv og andre, at I nødvendigvis læser indholdet i en cc-mail, medmindre behovet for information er åbenlys. Og - brug funktionen "Svar til alle" med meget stor omhu. Hvis svaret kun er relevant for en enkelt person, skal alle ikke belemres med endnu en mail, som egentlig ikke var til dem.

6. Aftal en mailpolitik

Det er ikke nok selv at få gode mailvaner, hvis alle dine kolleger bare fortsætter med at tæppebombe dig med unødigt tidskrævende mails. Aftal en mailpolitik internt i organisationen, så alle er med på, hvad god email-etikette er. Og hav af og til modet til at konfrontere de interne mailterrorister, hvis det stadig er svært at forstå.