Praksis: Nu kommer alle på banen
På Køge Handelsskole er der en drejebog for ethvert møde, og møderne faciliteres med enkle teknikker. Det giver levende og konstruktive møder og et bedre arbejdsmiljø, lyder det fra både direktøren og medarbejderen.
Drejebøger har afløst de gammeldags dagsordener på Køge Handelsskole. Det er også slut med at døse hen på møderne eller bekymre sig om, hvad andre på deres møder har besluttet udenom dagsordenen. I det hele taget er der en helt ny mødekultur, for direktør Tim Christensen har indført faciliterede møder på alle niveauer. Det giver medarbejderne indflydelse og tryghed, og virksomheden sparer mange penge.
”Det handler kort sagt om at gøre møderne transparente og målrettede. Vi får bedre resultater og slipper for en masse spildtid. Og når vi i en vidensbaseret virksomhed som vores holder møder for måske 5-6 mio. kr. om året, så er der flere gevinster ved at gøre møderne mere vidende, besluttende, lærende og demokratiske på den halve tid”, konstaterer Tim Christensen.
Tim Christensen mener, at facilitering er et sammenkog af de bedste ledelsesstrategier.
”Indtil starten af 1970’erne sad chefen for bordenden og fortalte medarbejderne, hvad de skulle gøre, og så klappede man lidt af ham. Så blev vi langhårede hippier, hvor alle, der rakte hånden op, skulle have lov til at sige noget, for kun på den måde var man demokratiske. Med facilitering har vi taget det bedste fra begge verdener: Vi forhandler en struktur på plads for, hvordan vi skal være sammen, og så benytter vi os af en lang række psykologiske og pædagogiske redskaber for, hvordan vi skaber læring”.
Vi ved, hvad vi skal
På Køge Handelsskole betyder facilitering af møder helt konkret, at der bag ethvert møde er udarbejdet en drejebog i stedet for en traditionel, generel dagsorden. Udfor hvert punkt er angivet, hvor længe det varer, og hvordan det foregår. Charlotte Due er konstitueret studieleder på akademiuddannelsen og deltager også som medarbejder i en række møder. Hun forklarer metoden med drejebøger ud fra et tænkt eksempel:
”Vi skal tage stilling til den seneste trivselsundersøgelse, og ifølge faciliteringsplanen starter vi med i 20 minutter at diskutere undersøgelsens highlights. Så er der 10 minutters sparring to og to, efterfulgt af 20 minutters arbejde i større grupper. Når vi mødes igen, har grupperne 2 minutter til at fremlægge, og til sidst er der afsat 5 minutter til spørgsmål”.
”De detaljerede informationer i drejebogen tvinger mig som deltager til at reflektere og forberede mig, og på selve mødet bliver emnet vendt på så mange måder, at man ikke kan sidde og ”putte” sig i hjørnet. Der er gang i møderne, og alle kommer på banen”, uddyber Charlotte Due.
Godt for arbejdsmiljøet
Mødets overordnede formål og konkrete mål fremgår også af drejebogen, og dermed bliver det lettere for den enkelte medarbejder at prioritere møder og at forberede sig på, hvad det især er vigtigt at bidrage med af fx viden, erfaringer eller ideer. På den måde bliver forberedelsen en hjælp til at holde fokus for både facilitator og deltagere. Og er man forhindret, slipper man for bekymringer om, at de andre måske besluttede noget, der ikke stod på dagsordenen. Og det er vigtigt for direktør Tim Christensen:
”Møderne er gennemsigtige, og det er et væsentligt demokratiaspekt. Det eliminerer de sædvanlige magtkampe, manipulationer og alliancer, og det betyder noget for det psykiske arbejdsmiljø, at der er struktur og åbenhed. På den måde er der meget sundhedspædagogik i facilitering”.
Årshjul giver overblik
Skolen har også indført såkaldte årshjul over de forskellige typer møder. Det giver overblik langt ud i fremtiden og giver samtidig alle i virksomheden et indblik i, hvad der foregår andre steder i organisationen. Ledergruppen holder fx træningsmøder med specifikke fokus som forhandlingsteknik, budgetprocesser eller MUS-samtaler. På baggrund af dem planlægger lederne de enkelte afdelingers aktiviteter.
”Ledelsens årshjul gør det nødvendigt for afdelingslederne at reflektere over deres egne møderækker, og det indebærer, at tingene bliver gjort. Samtidig kan man som medarbejder følge med i, hvad ledelsen i år har fokus på at blive dygtigere til, og det er da et vigtigt signal, at ledelsen hele tiden forsøger at udvikle sig”, vurderer Charlotte Due.
Hun tilføjer at årshjul og de faciliterede møder også viser sin styrke, når der kommer nye medarbejdere til skolen. For det er meget let at inddrage og informere dem i den nye struktur og mødekultur, som Køge Handelsskole har indført.
Den faciliterende skole |
|---|
Køge Handelsskole har 10 års erfaring med facilitering. Desuden er der i skolens Business Center 10-12 konsulenter, der tager ud i private virksomheder og organisationer og faciliterer såvel enkeltstående møder som længerevarende processer. Skolen har også etableret et internt korps på 28 facilitatorer, for der kan være tilfælde, hvor en leder har for mange aktier i et emne til selv at kunne facilitere mødet. Læs mere på www.khs.dk og kontakt gerne Charlotte Due, udviklingschef Merete Hansen eller Tim Christensen, hvis du eller din arbejdsplads har brug for mere information. |